Das Frühjahr 2020 wird uns allen in Erinnerung bleiben. Ganz besonders den vielen IT-Managern und CIOs, die Mitte März diesen Jahres von heute auf morgen dafür sorgen mussten, dass ihre Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten können und alles digital funktioniert.
Anekdoten zu den Erfahrungen im Homeoffice gibt es reichlich. Von den Mitarbeitern, die in der U-Bahn mit Tower-PC im Karton und Bildschirm unterm Arm nach Hause fuhren, über Firmen, die Schichtbetrieb einführen mussten, weil sie nicht genug VPN-Zugänge für die ganze Belegschaft stellen konnten, bis hin zu Firmenchefs, die ihre Mitarbeiter*innen Erklärungen über die Einhaltung von Arbeitszeiten im Homeoffice unterschreiben ließen, weil sie ihnen nicht über den Weg trauten.
Hinzu kamen Nutzer, die teilweise mit einer sehr steilen Lernkurve konfrontiert wurden - von der bis dahin noch ungewohnten Arbeit im Remote Office über die Nutzung digitaler Kommunikationskanäle wie Zoom oder Microsoft Teams bis hin zu Geschäftsprozessen, die plötzlich ausschließlich digital funktionieren und ganz ohne Papier auskommen mussten.
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Das Tempo der Digitalisierung hat sich erhöht
Die Corona-Krise war nichts anderes als eine Statusabfrage zum Stand der Digitalisierung, insbesondere was den Fortschritt in Sachen Digital Workplace betrifft. Unternehmen, die schon in den vergangenen Jahren damit begonnen hatten, Homeoffice-Regelungen einzuführen, Arbeitsplätze zu mobilisieren und die Arbeitsweise der eigenen Mitarbeiter zu digitalisieren, konnten sich leichter auf die Ausnahmesituation einstellen. Der Rest musste sich durch hektische Sofortmaßnahmen behelfen, die teilweise den Zukauf tausender Notebooks vorsahen - während der Krise nicht gerade zu Dumping-Preisen.
Wenn es der Pandemie etwas Positives abzugewinnen gibt, dann dass sie die Digitalisierung beschleunigt hat. Außerdem hat sie gezeigt, dass der Digital Workplace eine Investition darstellt, um die man nicht herumkommt, weil sie eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Meistern der digitalen Transformation ist. Jetzt kommt es darauf an, aus den Erfahrungen der letzten Monate zu lernen, etwaige Sofortmaßnahmen kritisch unter die Lupe zu nehmen und alle anstehenden Maßnahmen in den Kontext einer langfristigen Investitionsstrategie zu setzen.
Die anstehende Aufgabe formulieren
Angesichts der zu erwartenden Rezession, sich bereits jetzt abzeichnender Einsparungen und sinkender IT-Budgets fragt sich manch ein IT-Leiter, wie Investitionen jetzt überhaupt zu rechtfertigen sind. Die gute Nachricht ist, dass sich Investitionen in den Digital Workplace rechnen, allein schon durch den Zugewinn an Produktivität, der bereits in zahlreichen Studien wie die der Stanford-Universität oder der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) nachgewiesen werden konnte, aber auch direkt über die Hardware.
Als erstes sollte das Ziel richtig definiert werden. "Die Frage, die sich Unternehmen nun stellen sollten, lautet: 'Wie investieren wir in IT, wenn wir der Belegschaft die orts- und zeitunabhängige produktive Arbeit außerhalb des Firmengebäudes ermöglichen wollen, und zwar mit Zugriff auf alle relevanten Daten und der Einbindung in alle Geschäftsprozesse?'", empfiehlt Lukas Wojoczek aus dem Bereich Digital Workplace Sales bei CHG-MERIDIAN.
Schritt 1: Zum richtigen Zeitpunkt in Hardware investieren
Auch wenn inzwischen klar sein sollte, dass der Digital Workplace mehr ist als eine Frage der IT-Endgeräte, sollte es gerade an diesen am allerwenigsten scheitern. "Unternehmen, deren Mitarbeiter nach dem Lockdown erstmal nicht produktiv sein konnten, sollten sich vielleicht fragen, ob es wirklich an einer Ausgabe von 1.500 Euro pro Mitarbeiter gescheitert ist", sagt Lukas Wojoczek. "Wenn man diese Summe mit den Beträgen vergleicht, die beim Leasing von Firmenfahrzeugen im Gespräch sind und an die jeweiligen Vorteile fürs Unternehmen denkt, sind Investitionen in den Digital Workplace sehr leicht zu verantworten."
"Zu unserem Kerngeschäft gehört, bei Investitionen in den digitalen Arbeitsplatz Kostenreduzierungen einzubringen", sagt Thorsten Staudenmaier-Föhr, Solution Manager Service Design bei CHG-MERIDIAN. Das fange schon mit dem Zeitpunkt der Investition an. "Für jedes Gerät gibt es eine optimale Laufzeit. Wenn Sie die richtige Zeit wählen, um Hardware auszutauschen, haben Sie einerseits den bestmöglichen Restwert, andererseits profitieren Sie am meisten von neuen Technologien. Allein das ergibt in der Summe eine Kostenersparnis. Das ist wie bei der Tiefkühlpizza, die nach 15 im Backofen am besten schmeckt. Nach 10 Minuten ist sie aber noch gefroren und nach 20 Minuten schon schwarz."
Schritt 2: Die Arbeitsplattform aufsetzen
Der Digital Workplace beinhaltet freilich nicht nur Hardware, sondern umschließt auch das Thema Arbeitsprozesse, das wiederum aus zwei Komponenten besteht - Arbeitsplattform und Arbeitsmethoden. "Die Plattform ist ein größerer Wurf", sagt Thorsten Staudenmaier-Föhr. "Sie beginnt bei der Benutzeranmeldung und Authentifizierung und reicht über die Kommunikationsmittel bis zu den Collaboration-Tools und der Anwendungsplattform. All diese Systeme müssen integriert zusammenhängen und dafür sorgen, dass alle nötigen Daten und Services zur Verfügung stehen."
Dieser Schritt sollte denn auch entsprechend sorgfältig geplant und implementiert werden, doch auch dieser bringt nicht nur die offensichtlichen Vorteile. "Wenn die Plattform stabil ist, kann die Frage der Endgeräte flexibel gestaltet werden", sagt Thorsten Staudenmaier-Föhr. "Es macht dann nicht viel aus, wann genau Endgeräte ausgetauscht werden, denn die Arbeit hängt nicht vom einzelnen Endgerät ab, sondern wird innerhalb der Plattform abgebildet und der Nutzer muss keine Unterbrechungen befürchten. Damit kann sich auch der Hardware-Wechsel nach wirtschaftlich und technologischen Kriterien richten, wodurch man auch die größten Kosteneinsparungen erzielen kann."
Schritt 3: Das Digital Mindset fördern
Der dritte Bereich schließlich, die Anwendung digitaler Arbeitsmethoden und die Entwicklung eines Digital Mindset seitens der gesamten Belegschaft, ist mindestens genauso wichtig wie die anderen zwei, lässt sich aber nur schwer in Zahlen auszudrücken und bedeutet einen langwierigen Change-Prozess.
"Was genau heißt es, wenn zum Beispiel der Vertrieb 'digitaler' werden soll?" fragt Staudenmaier-Föhr. "Er muss sich in sozialen Netzwerken organisieren, selber Content produzieren, einen Teil seiner Netzwerkaktivitäten wie Veranstaltungsbesuche oder Face-to-Face-Meetings digital abbilden und vieles mehr. Das allerdings muss jeder einzelne für die eigene Arbeit umsetzen, von der Strukturierung seines Arbeitstags bis hin zu seiner Kommunikation, seiner Gesprächs- und der Meeting-Kultur, und das dauert eine Weile. Die notwendigen Stellschrauben in allen drei Bereichen - Hardware, Plattform oder Digital Mindset - wurden in den letzten Wochen identifiziert. Jetzt gilt es, diese mit intelligenten und kostenoptimierten Konzepten Schritt für Schritt anzugehen."