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Total Cost of Ownership

Raus aus der TCO-Falle!

Umsetzung| am 20.02.2019
Ob sich eine IT-Infrastruktur rechnet, hängt nicht nur von den Anschaffungskosten ab. Wir zeigen Ihnen, welche Kosten häufig vergessen werden und wie Sie zum richtigen Total Cost of Ownership gelangen.

Sie planen, neue IT-Infrastrukturen einzuführen? Die erste Frage, die sich Ihnen als CFO stellt, lautet natürlich: Lohnt sich die Investition? Die Antwort liefert ein an sich bekanntes Verfahren - die Berechnung des Total Cost of Ownership (TCO). Wenn die TCO-Berechnung richtig ausgeführt wird, kennen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern wissen auch, welche Kosten die geplante IT-Infrastruktur über die gesamte Laufzeit verursacht. Dazu gehören Faktoren wie Nutzungsverhalten, Wartungsbedarf, Schadensfälle, Prozesskosten oder auch standortabhängige Einflüsse, die in Ihre TCO-Berechnung einfließen müssen. In vielen Unternehmen werden diese Kosten aber vergessen.

Die meisten der großen IT-Anbieter liefern zwar TCO-Berechnungen - dabei wissen Sie allerdings nicht mit abschließender Sicherheit, ob diese Berechnungen auch neutral erfolgt sind.
Die meisten der großen IT-Anbieter liefern zwar TCO-Berechnungen - dabei wissen Sie allerdings nicht mit abschließender Sicherheit, ob diese Berechnungen auch neutral erfolgt sind.
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Denken Sie an alle Kosten

Ein Beispiel: Sie wollen Ihren Außendienst mit Smartphones ausstatten. Hier reicht es nicht, die Anschaffungskosten für die benötige Anzahl Smartphones zu addieren. Es sind viele Kostenfaktoren zu berücksichtigen, die sich auf den TCO auswirken, darunter

  • Kosten für den Rollout und das Gerätemanagement (Tools und Prozesskosten)

  • der Kauf von Geräteschutz (wie Displayfolien und Gerätehüllen)

  • Gebühren für Schutzsoftware (Mobile Security Apps)

  • Reparaturkosten bei möglichen Schäden

  • Kosten für Ersatz bei Diebstahl und Verlust

  • Rollback der Geräte

  • Zertifizierte Löschung der Daten

Geht es dann noch um komplexere IT-Infrastrukturen, die womöglich international betrieben werden sollen, braucht es noch mehr an Erfahrung, um die TCO-Berechnung zuverlässig abzuschließen.

Nutzen Sie die richtigen Benchmarks!

Vergleichswerte und Benchmarks sind an dieser Stelle sehr wertvoll. Die meisten der großen IT-Anbieter liefern zwar TCO-Berechnungen - dabei wissen Sie allerdings nicht mit abschließender Sicherheit, ob diese Berechnungen auch neutral erfolgt sind. Sie könnten schließlich auch dem Anbieter in die Hände spielen.

Die Finanzierung, die individuell zu Ihrem jeweiligen Projekt passt, muss flexibel sein und die gesamte Laufzeit im Blick haben.

Zum anderen sind in vielen Projekten verschiedene Anbieter involviert, um eine einseitige Anbieterabhängigkeit zu vermeiden. Bei mehreren Anbietern stellt sich dann die Frage, ob und wie die einzelnen TCO-Betrachtungen zusammenpassen. Hier kann das Expertenwissen einer unabhängigen, externen Instanz helfen. Dabei sollte Ihr externer Partner über die erforderliche Erfahrung verfügen, Ihre Branche und die geplanten Technologien verstehen und darüber hinaus Benchmarks liefern können, die zu Ihrem Projekt und Ihrem Unternehmen passen. Dieser Partner sollte unabhängig von den IT-Anbietern sein, um die besten Entscheidungen für Ihr Projekt zu ermöglichen.

Überzeugen Sie mit belastbaren Fakten

Ein weiterer Faktor wird bei der TCO-Bestimmung leicht übersehen: Die Kostenberechnungen können sich während der Laufzeit jederzeit ändern. Alle Phasen des IT Lifecycles müssen betrachtet werden, von der Planung der Infrastruktur und der Beschaffung der Endgeräte über Rollout, Vertragsmanagement, Wartung und Asset Management sowie Prozesskosten, bis hin zum Rollback und der sicheren Datenlöschung.

Ihr unabhängiger Partner der Wahl liefert Ihnen die notwendigen Informationen und Erfahrungswerte, die eine qualifizierte Entscheidung über Anschaffung und Betrieb, Finanzierung und Services ermöglichen und Ihnen Aufschluss gibt über die Sinnhaftigkeit der geplanten Investition. Sie bekommen dann die IT-Infrastrukturen, die Sie für Ihr Innovationsprojekt benötigen und erhalten alle relevanten Zahlen, die Sie für das Finanzmanagement brauchen.

Achten Sie auf Transparenz

Auf der Basis einer umfassenden TCO-Berechnung lassen sich die richtigen Finanzierungskonzepte finden. Die Finanzierung, die individuell zu Ihrem jeweiligen Projekt passt, muss flexibel sein und die gesamte Laufzeit im Blick haben. Sie erfordert dabei Transparenz und Kontrolle. Weder in der IT noch in den Finanzen darf es zu Wildwuchs kommen. Wie die Kontrollinstrumente für Ihre IT-Projekte, kann ein geeigneter Partner auch dabei helfen, dass die Finanzierung nachvollziehbar ist. CHG-MERIDIAN bietet hierfür das Technologie- und Service-Management-System TESMA®, mit dem sich Verträge, Services, Dienstleister und Anbieter gemeinsam und aufeinander abgestimmt steuern lassen.

Vollständige TCO-Berechnungen, transparente Projekte und nachvollziehbare Finanzkonzepte helfen Ihnen dabei, digitale Innovationen voranzutreiben, ohne die Kostenfaktoren aus den Augen zu verlieren - nicht nur bei der Beschaffung, sondern über die gesamte Laufzeit.

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