Herr Schorer, warum benötigen Unternehmen heute digitale Arbeitsplatzkonzepte und mobile Workspaces?
Oliver Schorer: Digitalisierung sollte zum Ziel haben, die Mitarbeiter zu effizienterem und flexiblerem Arbeiten zu befähigen. Das heißt beispielsweise, dass sie auch von zuhause aus oder unterwegs arbeiten, jedoch auch in diesem Fall einen schnellen und sicheren Zugang zu Geschäftsinformationen und Anwendungen haben. Das ist notwendig, weil die Digitalisierung kürzere Reaktionszeiten und Innovationszyklen mit sich bringt. Ein höheres Agilitätslevel lässt sich nur erreichen, wenn auch die Arbeitsplätze im Unternehmen entsprechend gestaltet werden.
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Aus welchen Kernkomponenten besteht denn ein solcher digitaler und mobiler Workplace, etwa Smartphones und Notebooks?
Schorer: In den einzelnen Branchen - ja selbst in den jeweiligen Unternehmen machen wir unterschiedlichste Erfahrungen. In Deutschland - beispielsweise - hat der Arbeitsplatz-PC branchenübergreifend noch einen sehr hohen Stellenwert. Außer man betrachtet das Thema aus Sicht der Generationen - denn jüngere Mitarbeiter greifen in nahezu allen Unternehmungen lieber zu Smartphone und Notebook. Aber es kommt nicht nur auf die IT-Endgeräte an. Wichtig sind auch effiziente, digitale Prozesse und Service-Modelle. Sie müssen Mitarbeiter in die Lage versetzen, schnell und effizient Informationen zu verarbeiten, und das am besten auf eine Weise, die sie von ihrem privaten Umfeld her gewohnt sind. Daher sollte ein Mitarbeiter mitentscheiden können, wie sein persönlicher mobiler Workplace aussieht, also welche Apps und welche Endgeräte er umfasst.
Keine Grundlage mehr für Schatten-IT
Wie lässt sich das in der Praxis umsetzen?
Schorer: Im privaten Umfeld nutzen Mitarbeiter beispielsweise Online-Plattformen, um den Bestellprozess digital vornehmen und eine Auswahl treffen zu können. Ein vergleichbares Verfahren sollte auch im beruflichen Umfeld möglich sein. Wir haben beispielsweise eine Lösung entwickelt, mit der ein Mitarbeiter im Self-Service-Verfahren über ein Portal Endgeräte und die dazu gehörigen Services und Apps bestellen kann, wie er es auch aus dem privaten Bereich gewohnt ist.
Führt das nicht zu einem Wildwuchs an Systemen und Software-Versionen?
Schorer: Nein, im Gegenteil, die Fachabteilungen können je nach Aufgabengebiet und Position des Mitarbeiters vorgeben, welche IT Hardware wie beispielsweise Notebooks, Smartphones und Tablets ihm zur Auswahl stehen. Dadurch ist sichergestellt, dass der Rollout, die Bedienung und die Service-Prozesse - wie das Einspielen von Software-Updates - auf Basis standardisierter Prozesse erfolgen. Dies reduziert den Administrationsaufwand und Reibungsverluste durch unterschiedliche Hardware- und Software-Versionen.
Können Mitarbeiter bei einem digitalen mobilen Workplace firmeneigene Endgeräte auch privat nutzen?
Schorer: Ja - wir betrachten die Kombination aus geschäftlicher und privater Nutzung als einen Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes. Diesen Bestandteil nennen wir COPE: Corporate Owned - Personally Enabled. Ein Konzept wie COPE bietet die Möglichkeit, diese Endgeräte auch für die private Nutzung freizugeben. Private und geschäftliche Daten auf einem Smartphone oder Notebook lassen sich heute problemlos voneinander separieren. Stellt der Arbeitgeber im Rahmen von COPE eine attraktive Auswahl von Endgeräten zur Verfügung, haben User zudem keinen Anlass mehr, auf eigene Faust private Notebooks, Smartphones und Tablets einzusetzen - Stichwort Schatten-IT.
Privatnutzung als Motor des Digital Workplace
Nicht jedes Unternehmen hat die Ressourcen, um solche mobilen Workplaces einzurichten und zu verwalten. Welche Alternativen gibt es?
Schorer: Richtig, denn die IT-Fachleute in Unternehmen sind heute in zunehmendem Maße mit Digitalisierungsprojekten beschäftigt. Daher bietet es sich an, das Management von digitalen Workplaces und der dazugehörigen Self-Service-Portale einem Dienstleister zu übertragen. Ein solcher Spezialist übernimmt auf Wunsch den gesamten Prozess: Von der Auswahl und Beschaffung der Geräte sowie der dazugehörigen Software, über den Rollout der Systeme und den Betrieb des Self-Service-Portals, bis hin zum Rollback und der zertifizierten Datenlöschung am Ende der Nutzung.
Erhält der Nutzer somit eine Art Standardpaket?
Schorer: Nein, die eingesetzten Systeme und Services lassen sich auf die spezifischen Anforderungen des Nutzers und dessen digitale Prozesskette abstimmen. Das heißt, der Nutzer kann seine persönlichen Anforderungen und Bedürfnisse einbringen. Das schafft mehr Effizienz, da jeder Nutzer die Geräte und Anwendungen zur Verfügung hat, die er für seine Arbeit wirklich benötigt.
Worauf müssen Unternehmen achten, wenn sie einen Digital Workplace implementieren wollen?
Schorer: Wichtig ist, dass die Führungskräfte mit im Boot sind, also Geschäftsführung, Abteilungsleiter und auch die Personalabteilung. Außerdem erfordert ein solches Konzept, den Mitarbeitern mehr einzubinden. Diese bringen oft bereits entsprechende Skills im Umgang mit Endgeräten aus dem privaten Bereich mit. Das sollten Unternehmen für sich nutzen. Dann stellen sich auch die Vorteile des mobilen Digital Workplace ein.
Welche Vorteile sind das?
Schorer: Beispielsweise Kosteneinsparungen im zweistelligen Prozentbereich sowie eine höhere Effizienz und Motivation der Beschäftigten, wenn sie ihren Arbeitsplatz gemäß ihren Anforderungen gestalten können. Weitere Vorzüge wie eine höhere Flexibilität und eine ausgewogenere Work-Life-Balance stellen sich dann ganz von selbst ein. Auch solche Faktoren sind wichtig, um fachlich versierte Mitarbeiter zu gewinnen - Stichwort War of Talents - und sie vor allem auch zu halten.