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Collaboration-Tools nutzbringend einsetzen

Flut der Infokanäle eindämmen

Strategie| am 26.09.2019
Collaboration-Werkzeuge wie Office 356 und Webex sollen die Kommunikation im Unternehmen einfacher und effizienter machen. Doch mit jedem Tool entstehen neue Informationsströme und neue Workflows. Daher sollten Unternehmen im Vorfeld prüfen, welche Anforderungen die Mitarbeiter an solche Lösungen haben – und eine sinnvolle Auswahl treffen.

Moderne Tools sollen Anwendern bei der Kommunikation unterstützen, und oft tun sie das auch. Slack, Trello oder Cisco Webex sind smarte Werkzeuge mit schicker Oberfläche und durchdachten Konzepten. Sie werden gern von jüngeren Beschäftigten genutzt, um "mal eben schnell" Informationen auszutauschen oder ad hoc eine Online-Konferenz durchzuführen.

Diese Entwicklung spiegelt sich in deutschen Firmen wider. So hat das deutsche Beratungshaus Campana & Schott zusammen mit der TU Darmstadt ermittelt, dass 2019 mehr als der Hälfte der deutschen Firmen Projekte gestartet oder bereits umgesetzt haben, um Social-Collaboration-Werkzeuge zu implementieren. In Unternehmen, die solche Lösungen einsetzen, steigt laut Untersuchung die Arbeitseffizienz um bis zu 50 Prozent.

Einführung ist kein Selbstläufer

Gleichzeitig sind fast zwei Drittel der Mitarbeiter laut TU Darmstadt unzufrieden, auf welche Weise ihr Arbeitgeber Collaboration-Plattformen einführt. Sie kritisieren, dass sie zu wenig Zeit haben, sich mit den Tools intensiv zu beschäftigen. Und oft haben sie das Gefühl, dass die Lösungen zu wenig auf ihre Anforderungen und Arbeitsabläufe abgestimmt sind.

Das ist ein sehr wichtiger Punkt, denn die Zahl der Tools, über die gearbeitet wird, nimmt stetig zu. Es gibt eine Kommunikation in Teams, eine in Outlook und eine Kommunikation in internen Systemen wie SAP. Telefoniert wird über den Telefon-Client, über Teams und Skype und über Webex.

Mitarbeiter springen zwischen den Tools und der Informationsstrang ist nicht mehr gebündelt. Überall gibt es Workflows, die erledigt werden müssen. Und wer einmal bei einem Konferenz-Call sein Mikro rasch anstellen will, um eine Frage zu beantworten, kann schon mal eine peinliche Pause produzieren, weil er in seiner Desktop-Leiste nach dem richtigen Icon des gerade genutzten Tools fischt.

Collaboration-Lösungen bringen nachweislich Vorteile: schnellere Entscheidungen, weniger Meetings sowie Zeitersparnis dank einer effektiveren Zusammenarbeit mit Kollegen.
Collaboration-Lösungen bringen nachweislich Vorteile: schnellere Entscheidungen, weniger Meetings sowie Zeitersparnis dank einer effektiveren Zusammenarbeit mit Kollegen.
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Die passenden Tools ermitteln

Um das zu vermeiden, sollten Unternehmen zusammen mit den Fachabteilungen im Vorfeld einer Einführung alle Prozesse erfassen und prüfen, wie sich diese mit Tools optimieren lassen. Wer die Anforderungen seiner Mitarbeiter an solche Lösungen kennt, kann dann eine sinnvolle Auswahl treffen.

Müssen beispielsweise Kommunikationsinhalte dokumentiert und archiviert werden, kommen nur bestimmte Tools in Frage. Office 365 beispielsweise erlaubt es, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, dabei mithilfe des Tools "Teams" in Echtzeit zu chatten und die Daten auf OneDrive oder an einem anderen Ort abzulegen.

Zu berücksichtigen ist auch die Performance der Tools. Hier kommen Faktoren wie die Netzwerk-Infrastruktur des Unternehmens, die Anbindung an das Internet sowie die Endgeräte ins Spiel. Eine Videokonferenz macht keinen Spaß, wenn die Bandbreite zu gering ist und die Verbindung immer wieder abreißt. Zur Produktivitätsbremse können sich leistungsschwache Notebooks und Smartphones auswachsen.

Chance zur Konsolidierung nutzen

Eine Bestandsaufnahme hat einen weiteren Vorteil. Sie ermöglicht es, den vorhandenen Bestand an E-Mail-, Filesharing- und Videokonferenz-Lösungen zu konsolidieren. Dasselbe gilt für Smartphones und Notebooks. Statt zig unterschiedlicher Tools und Endgeräte, die Mitarbeiter möglicherweise sogar ohne Wissen der Geschäftsführung und IT-Abteilung einsetzen, kommt ein zentraler Ansatz zum Tragen. Er reduziert die Komplexität der Collaboration-Umgebung und damit den Administrationsaufwand und die Kosten.

Der Aufwand, der mit der Planung, Beschaffung und Implementierung von Collaboration-Plattformen verbunden ist, sollte nicht unterschätzt werden. Daher ist es eine Überlegung wert, einen erfahrenen, herstellerneutralen Dienstleister wie CHG-MERIDIAN mit ins Boot zu holen. Er gibt Hilfestellung bei der Entwicklung einer Collaboration-Strategie und unterstützt dabei, aus der Vielzahl der Tools und Endgeräte die passenden Komponenten auszuwählen. Dazu vergleicht CHG-MERIDIAN, welche Vorteile und Kosten mit dem Einsatz einer entsprechenden Lösung verbunden sind.

Das Resultat ist eine stimmige Gesamtlösung, die den Mitarbeitern hilft, Aufgaben effektiver zu erledigen. Laut einer Studie des Beratungshauses Forrester reduziert sich die Zahl der Besprechungen um rund 19 Prozent pro Woche und Führungskräfte profitieren von einem optimierten Informationsfluss. Sie benötigen etwa 18 Prozent weniger Zeit, um Entscheidungen zu treffen. Insgesamt, so Forrester, spart ein Arbeitnehmer dank Collaboration-Tools pro Woche vier Arbeitsstunden ein.

Darüber hinaus lässt sich die Zahl der Dienstreisen spürbar verringern. Das ist vor dem Hintergrund der Diskussionen über den Klimaschutz und einer CO2-Steuer wichtig, die auch Flüge und Fahrten mit dem Dienstwagen tangieren dürfte.

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