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Digital Workplace in der Praxis

Mehr als eine Frage der IT-Endgeräte

Auch das Arbeiten soll im Zuge der digitalen Transformation produktiver und flexibler werden. Aber wie muss der „Digital Workplace“ aussehen, um diese Erwartungen zu erfüllen? Fünf IT-Experten berichten aus der Praxis über unterschiedliche Herausforderungen und ihre jeweiligen Erfolgsstrategien.

Mobile Arbeitsgeräte, innovative Apps und schnelle Netzwerke verändern grundlegend die Arbeitsweise von Mitarbeitern. Sie erhalten neue Wege, um mit Partnern, Dienstleistern und Kunden zusammenzuarbeiten. Den Folgen dieses Wandels messen Unternehmen heute eine zentrale Bedeutung bei: Laut der PAC-Studie "Digital Workplace in Europe" gehen fast 75 Prozent der befragten IT- und HR-Manager in Europa davon aus, dass die Qualität der Arbeitsumgebung einen starken oder sogar kritischen Einfluss auf den Geschäftserfolg hat.

Entsprechend viele Unternehmen sind hier aktiv: Laut der IDG-Studie "Arbeitsplatz der Zukunft" (2018) rangiert der Arbeitsplatz unter acht Themen auf Platz 2, überflügelt nur von der IT-Sicherheit.

Lösungen bereitstellen für eine sichere Kommunikation

Dabei muss die IT Ihre Hausaufgaben machen und die funktionalen Grundbedürfnisse der Mitarbeiter abbilden, meint Andreas Plaul, Bereichsleiter ICT Services beim Anbieter für Software-, Beratungs- und Weiterbildungslösungen Haufe Group.

"Mitarbeiter brauchen als Grundbedürfnisse erstens die Befähigung, von überall mobil zu arbeiten, und zwar zweitens unter sicheren Bedingungen und benötigen drittens Möglichkeiten zur umfänglichen Kollaboration."

Auch Daniel Oestmann, CIO bei KAEFER Isoliertechnik GmbH & Co. KG, sieht die Bereitstellung der erforderlichen Technologien als Kernanforderung an die IT: "Für uns bedeutet 'Digital Workplace' vor allem, das technische Enablement zu schaffen, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit mit Hilfe digitaler Werkzeuge möglichst effizient und produktiv verrichten können", erläutert Oestmann.

Boris Awdejew, CISO beim Großhändler und Logistiker Lekkerland, hat hierbei den Aspekt der Sicherheit auf seiner Agenda. "Mitarbeiter greifen heute von überall mit den verschiedensten Devices auf Unternehmensdaten zu", erläutert Awdejew. "Wir müssen also sicherstellen, dass es wirklich unsere Mitarbeiter sind, dass keine Man-in-the-Middle-Angriffe vorliegen und dass keiner die Kommunikation belauschen kann - das sind Fragen der Authentifizierung und Verschlüsselung."

Effiziente Prozesse dank hoher Datenqualität

Beim Enablement spielen aus Sicht von Oliver Schorer, CIO beim Digital-Workplace-Spezialisten CHG-MERIDIAN, auch die Prozesse eine Rolle. Aus seiner Sicht ist "der Digital Workplace eine Umgebung, in der Mitarbeiter alle Informationen und Prozesse vorfinden, die sie für ein erfolgreiches und einfaches Arbeiten benötigen."

Dieser Punkt spielt für den Elektrogroßhändler Sonepar eine entscheidende Rolle. Um seine Produkte und Services gezielt anbieten zu können, müssen die Sonepar-Mitarbeiter diese genau kennen. Deshalb setzt der Großhändler neben seinen Einkaufs-, Lagerungs- und Verkaufslösungen ein Product Information Management ein. Darin sind die Merkmale von Artikeln auf Basis von ETIM gespeichert - einem elektronischen Informationsmodell. Hinzu kommen Informationen wie Bilder, Deep Links und Preise.

Solche Informationen über eine standardisierte Oberfläche so zur Verfügung zu stellen, dass ein Anwender darauf am Desktop, mit Tablet oder Smartphone zugreifen kann, darin liegt die Herausforderung für Sonepar-CIO Jürgen Bartling: "Unsere Mitarbeiter sollen alles möglichst einfach in die Systeme eingeben können und für die Sonepar-Prozesse verfügbar machen."

Deshalb rückt Bartling zwei Aspekte in den Vordergrund, die auf den ersten Blick nicht unmittelbar zum "Digital Workplace" gehören: "Wir müssen zunächst definieren, welche Daten wir für unsere Prozesse brauchen, für wen wir sie bereitstellen und wie wir die Qualität dieser Daten messen und sicherstellen." Außerdem gehe es darum, Programme, Module und Tools sinnvoll auszuwählen. Dafür sei vorab zu ermitteln, wie sich die Daten durch die Nutzung eines Tools veränderten und welche zusätzlichen Informationen sich verfügbar machen ließen.

Den Wandel (vor)leben

Stehen Tools und Technologien bereit und sind die Prozesse richtig aufgesetzt, ist dies jedoch kein Garant für den Erfolg. "Technologie ist sicherlich ein Treiber der Diskussion. Aber sie allein führt nicht zum Erfolg", betont Andreas Plaul. Dem stimmt Boris Awdejew zu. Zwar trage die IT sorge für die Sicherheit der IT-Systeme. Entscheidend sei aber, "wie wir Kollegen richtig abholen und ihnen beibringen, wie sie mit Tools umgehen sollen."

Die Haufe Group findet Antworten auf diese Fragen, indem das Unternehmen Fragen des Change-Managements in den Vordergrund stellt. Es fokussiert zum einen auf die Menschen, die bei der Haufe Group speziell als einem Software-Unternehmen arbeiteten, zum anderen auf veränderte Organisationsformen:

"Wir erleben eine enorme Transformation weg von hierarchischen Strukturen hin zu agilem Arbeiten, zu Zellenstrukturen. Diese Entwicklung mit dem Digitalen Arbeitsplatz zu begleiten ist eigentlich die Aufgabe der IT."

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Einbeziehen der Mitarbeiter als zentraler Erfolgsfaktor

Damit dies gelingt, müssen Unternehmen aus Sicht von Schorer Strategien entwickeln: "Dazu gehört, Mitarbeiter in die Gestaltung einzubeziehen, Vorteile und Fortschritte zu kommunizieren und mit neuen Technologien, Plattformen und Prozessen ein Nutzererlebnis zu schaffen", erklärt Schorer. "So kann der Digital Workplace auch im "War of Talents" einen Wettbewerbsvorteil erbringen".

Um die Mitarbeiter seines Unternehmens leichter und schneller an neue Tools und Technologien heranzuführen, diskutiert Daniel Oestermann derzeit mit IT- und Fachkollegen darüber, den klassischen Ansatz mit Pilotprogrammen, Multiplikatoren und einzelnen Schulungen zu überwinden:

"Wir wollen Trainings nicht mehr zentral steuern, sondern Mitarbeiter mit Gamification-basierten E-Learning-Portalen motivieren, selbst zu lernen und sich an Themen heranzutrauen. Damit sie nicht mehr warten müssen, bis sie Trainings verordnet bekommen."

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