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Workplace as a Service

Mieten Sie schon oder kaufen Sie noch?

Rechenressourcen, Plattformen und Software lassen sich als Service beziehen – warum sollte das nicht auch mit kompletten IT-Arbeitsplätzen möglich sein? Wir klären Sie über das Workplace-as-a-Service-Konzept und seine Vorteile auf.

Heute bestellt, morgen geliefert - dieses Motto gilt leider nicht, wenn es um IT-Arbeitsplätze geht. Die traditionelle Beschaffung von IT-Equipment ist dafür viel zu komplex und langwierig. Meist gehen dem eigentlichen Kauf umfangreiche Budgetplanungs- und Ausschreibungsphasen voraus, in der Regel nach Hard- und Software getrennt. Hinzu kommen Wartungs- und Supportverträge, die oft wieder mit anderen Dienstleistern geschlossen werden. Sind alle Komponenten endlich eingetroffen, muss die IT den PC oder Laptop konfigurieren, die nötigen Applikationen installieren und das Gerät ins Netzwerk integrieren. Angesichts der chronischen Arbeitsüberlastung in den IT-Abteilungen kann alleine dieser Schritt mehrere Wochen in Anspruch nehmen.

An eine gesetzeskonforme Löschung und Entsorgung der Geräte nach Ablauf der Nutzungsdauer wird in einigen Fällen gar nicht erst gedacht.

Währenddessen warten die Mitarbeiter auf ihre neue Arbeitsumgebung - und ärgern sich. Schließlich sind sie es aus dem privaten Umfeld längst gewohnt, IT-Ressourcen auf Knopfdruck zu konsumieren. Aber auch für die Budgetplanung ist die herkömmliche IT-Beschaffung ein Albtraum: Durch die Verteilung der Aufwendungen auf unterschiedlichste Posten lassen sich die wahren Kosten kaum noch errechnen. Erschwerend kommen Risiken während der Laufzeit hinzu, etwa durch Hardware-Defekte, Verlust oder Diebstahl.

Mieten statt kaufen - was bei Software schon längst gang und gäbe ist, lässt sich jetzt auch für komplette IT-Arbeitsplätze realisieren.

WaaS-Vorteile im Überblick

Ein Ausweg aus dieser von Komplexität und erhöhtem Aufwand geprägten Situation bietet ein Modell, das in den vergangenen Jahren in vielen IT-Bereichen immer beliebter geworden ist: Workplace as a Service (WaaS). Diese Dienstleistung bieten beispielsweise die Technologie-Spezialisten von CHG-MERIDIAN an. Die Vorteile des Konzepts liegen dabei auf der Hand:

  • Business IT Flatrate: Traditionell werden Hard- und Software gekauft, in das Anlagevermögen aufgenommen und dann über mehrere Jahre abgeschrieben. Unterschiedliche Abschreibungsfristen und -vorgaben machen die Buchhaltung komplex und intransparent. Hinzu kommen Risiken, etwa wenn die Auflösung stiller Reserven aus dem Anlagevermögen zu Steuernachforderungen führt. Im Mietmodell bleiben die Geräte samt Software-Ausstattung Eigentum des Dienstleisters, der sich um alle buchhalterischen Vorgaben kümmert. Als Kunde müssen Sie die Aufwendungen nur als laufende Kosten buchen, wie Sie das bereits von Office 365, Salesforce und anderen SaaS-Angeboten gewohnt sind. Dabei bieten fixe Raten, die nicht nur die Hardware, sondern auch alle Services abdecken, weitere Vorteile.

  • Transparenz statt Rätselraten: Die Frage "Was genau kostet ein IT-Arbeitsplatz" lässt sich in den wenigsten Unternehmen auf Euro und Cent genau beantworten, zu komplex ist das Geflecht unterschiedlicher Abschreibungsfristen, differierender Beschaffungsdaten und individueller Wartungs- und Support-Verträge. Ein gemieteter Arbeitsplatz schlägt dagegen jeden Monat mit dem vereinbarten Betrag zu Buche. Das schafft Transparenz und Planungssicherheit über die gesamte Vertragslaufzeit.

  • Zufriedene Mitarbeiter statt Wartefrust: Bei WaaS steht der neue IT-Arbeitsplatz innerhalb weniger Tage zur Verfügung und nicht erst nach Wochen oder Monaten. Der Mitarbeiter hat dabei unter entsprechenden Voraussetzungen wesentlich mehr Auswahlmöglichkeiten als bei der traditionellen IT-Beschaffung, was seine Einbindung und damit auch die Zufriedenheit deutlich steigert: Über ein Self-Service-Portal kann er beispielsweise aus einer vom Unternehmen für sein Job-Profil definierten Auswahl an Hard- und Software seine Wunschkonfiguration zusammenstellen. Durch eine einfache Bedienung und eine optimale User Journey steigt das Nutzerlebnis, was den Projekterfolg treibt. Zusätzlich sorgen aus unternehmerischer Sicht transparente Kostenstrukturen, Budget-neutrale Optionen und ein Full-Service-Ansatz für Zufriedenheit.

  • Individuelle Arbeitsumgebung statt Einheitsbrei: Ein weiterer Vorteil des Mietmodells ist seine große Flexibilität. Über das Self-Service-Portal lassen sich unterschiedliche Arbeitsumgebungen individuell definieren und ausstatten. Der Anwender kann beispielsweise einen PC und mehrere Bildschirme für seinen Büroschreibtisch und ein Notebook oder Smartphone für Reisen und die Arbeit im Remote Office erhalten. Auf allen Geräten steht ihm seine gewohnte Arbeitsumgebung zur Verfügung, die Anbindung ans Firmennetz ist ebenfalls ohne zusätzliche Konfiguration per Knopfdruck erledigt - egal ob es sich beim User nun um einen internationalen Sales-Globetrotter mit Mobile-Affinität oder um den Kollegen aus dem Controlling handelt, dessen komplexe Berechnungen eine leistungsfähige Workstation und ein Multi-Monitor-Setup erfordern. Selbst wenn diese beiden User "tauschen" würden, wäre das kein Problem: die Ausrichtung von Arbeitsplätzen lässt sich jederzeit individuell und flexibel auf das jeweilige Jobprofil anpassen.

  • Korrekte Wiederverwertung statt Schrottsammlung: In den wenigsten Fällen denken Unternehmen bei der IT-Beschaffung auch daran, was nach Ablauf der Nutzungsdauer mit dem Equipment geschehen soll. Oft werden ausgemusterte Smartphones, Notebooks und PCs einfach in Schubladen oder Abstellräumen gehortet. Die darauf gespeicherten Informationen werden zuvor oft noch nicht einmal fachgerecht gelöscht. Noch problematischer wird es, wenn Altgeräte, die sensible Daten enthalten, auf eBay oder anderen Plattformen auftauchen - ein klarer Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben, der hohe Geldbußen nach sich ziehen kann. Viele Mietmodelle beinhalten die rechtskonforme Löschung und Wiedervermarktung, beziehungsweise Entsorgung ausgedienter Geräte als Bestandteil des Vertrags. Für Sie als Anwender bedeutet das weniger Aufwand und weniger Risiko.

Vom Amazon-Prinzip lernen – und selbst umsetzen - Foto: CHG-MERIDIAN

Vom Amazon-Prinzip lernen – und selbst umsetzen

Bei Amazon können sich Mitarbeiter schnell alle gewünschten Geräte besorgen. Die gleiche Flexibilität erwarten sie heute an Ihrem Arbeitsplatz. Ein modernes Beschaffungswesen adressiert diese Herausforderung. Basis ist eine digitale Beschaffungsplattform, mit der Sie auch die Fachabteilungen einbinden.

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Win-Win-Win per Workplace as Service

Auch wenn es verlockend erscheint, nach und nach auf ein Mietmodell umzusteigen, gibt es bessere Wege zum Ziel. Ein solcher Umstieg führt zum einen zu einer Zwei-Klassen-Gesellschaft im Unternehmen, wenn einige Mitarbeiter beispielsweise Zugang zu einem Self-Service-Portal besitzen und alle Möglichkeiten eines flexiblen Arbeitsplatzes nutzen können, während der Kollege auf der anderen Seite des Schreibtisches bei einem PC-Problem stundenlang in der Hotline hängt oder Zuhause und auf Reisen nur eingeschränkt arbeiten kann. Zum anderen werden bei einer solchen schrittweisen Umstellung weder IT noch Buchhaltung nennenswert entlastet - im Gegenteil: Durch die parallele Nutzung verschiedener Beschaffungsmodelle steigt die Komplexität sogar noch weiter an.

Es empfiehlt sich daher, die komplette IT-Landschaft zu einem definierten Termin einheitlich auf WaaS umzustellen. Dienstleister wie CHG-MERIDIAN bieten dafür verschiedene Services an, die eine solche Transformation erleichtern. Eine Möglichkeit ist das "Sale and Lease back"-Modell. Hierbei kauft der Dienstleister die vorhandene Hardware und integriert sie in das Workplace-as-a-Service-Angebot. So steht allen Mitarbeitern vom Tag X an über das Self-Service-Portal ein umfangreiches Angebot an Software und Dienstleistungen zur Verfügung. Aber auch wenn Sie lieber alle Mitarbeiter sofort auf eine neue, einheitliche Hardware-Plattform migrieren wollen, kann der WaaS-Dienstleister Unterstützung anbieten: Er übernimmt die abzulösenden Altgeräte (auch wenn sie noch nicht voll abgeschrieben sind) löscht sie gesetzeskonform und verkauft sie zum bestmöglichen Preis. Die Erlöse erhalten Sie als Kunde und können so Ihr Workplace-as-a-Service-Projekt gegenfinanzieren.

Mieten statt kaufen - was bei Software schon längst gang und gäbe ist, lässt sich jetzt auch für komplette IT-Arbeitsplätze realisieren. Workplace as a Service bietet dabei zahlreiche Vorteile: Der Mitarbeiter erhält eine komplett ausgestattete Arbeitsumgebung, die sich per Self-Service-Portal flexibel an unterschiedliche Job-Profile und sich verändernde Anforderungen anpassen lässt. Die IT-Abteilung wird von der Verwaltung und Wartung eines heterogenen Gerätezoos mit diversen Softwareständen entlastet und kann sich mit voller Kraft den strategischen Aufgaben der digitalen Transformation widmen. Last but not least, weiß die Buchhaltung endlich genau, was ein IT-Arbeitsplatz wirklich kostet, statt sich mit Abschreibungsfristen und Anlagenverzeichnissen herumschlagen zu müssen.

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