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Digital Workplace Management

Moderne Arbeitsplätze optimal gestalten und effizient managen

Mitarbeiter erwarten heute von ihrem Arbeitgeber, dass sie ihre täglichen Aufgaben an einem modernen digitalen Arbeitsplatz erledigen können: mobil, rund um die Uhr verfügbar und mit aktuellster Technik ausgestattet. Damit auch Unternehmen vom „Digital Workplace“ profitieren können, müssen technisches und kaufmännisches Management Hand in Hand gehen.

In Zeiten des Fachkräftemangels stellen Bewerber hohe Anforderungen an ihren künftigen Arbeitgeber: Sie erwarten nicht nur eine leistungsgerechte Vergütung, sondern auch attraktive Work-Life-Balance-Modelle mit Vertrauensarbeitszeit und der Möglichkeit, mobil zu arbeiten. Um derart flexible Modelle anbieten zu können, braucht es eine zeitgemäße digitale Arbeitsumgebung, den Digital Workplace, der den Beschäftigten rund um die Uhr, ortsungebunden und zwar weltweit Zugriff auf ihre Prozesse und Daten erlaubt und effizientes Arbeiten ermöglicht.

Was Mitarbeiter vom digitalen Arbeitsplatz erwarten

Die Ansprüche an einen solchen digitalen Arbeitsplatz sind hoch. Die Beschäftigten erwarten dabei nicht weniger als leistungsstarke State-of-the-Art-Technologien wie Cloud-Computing und Anwendungen, die so einfach zu bedienen sind wie eine Consumer-App, das heißt eine optimale User Journey bieten, und mit denen sich die Arbeit schnell und effektiv erledigen lässt - am Desktop-PC wie auch mobil. Dass die eingesetzten IT-Technologien und Applikationen auf dem aktuellsten Stand gehalten und bei Bedarf ergänzt und erweitert werden, versteht sich von selbst.

Das Management von Technologieinvestitionen bietet erhebliches Optimierungspotenzial - mit einem Konzept, das die technologische und die kaufmännische Welt miteinander verknüpft.
Das Management von Technologieinvestitionen bietet erhebliches Optimierungspotenzial - mit einem Konzept, das die technologische und die kaufmännische Welt miteinander verknüpft.
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Auch Hardware-seitig soll es stimmen: Gewünscht sind qualitativ hochwertige und zuverlässige Geräte vom Desktop-PC über Smartphones, Tablets und Notebooks, bis hin zu Monitoren und Druckern, die ein reibungsloses Arbeiten ermöglichen. Fällt ein Gerät unerwartet aus, soll ein entsprechend konfigurierter Ersatz bereitstehen, mit dem nahtlos weitergearbeitet werden kann.

Mobilgeräte, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt, sollen nicht nur geschäftlich, sondern auch privat zum Einsatz kommen dürfen. Dafür passt ein Modell besonders gut: COPE (corporate-owned, personally enabled). Hier stellt das Unternehmen seinen Mitarbeitern ein mobiles Gerät auch für private Zwecke zur Verfügung. So ein Nutzungsmodell dient dazu, die Flexibilität und die Produktivität sowie die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Gleichzeitig wird aber auch gewährleistet, dass private als auch berufliche Daten geschützt sind.

Technik und Kosten im Digital-Workplace-Lifecycle

Die Beispiele zeigen es: Die Implementierung digitaler Arbeitsplätze, die Anpassung von bestehenden Prozessen, aber auch das Management der einzelnen Komponenten (Software, Server, Geräte) über den Lebenszyklus gestalten sich komplex und aufwendig. Das beginnt bei der Auswahl und der Beschaffung von Geräten, IT-Technologien, -Lösungen und Apps und reicht über die Inbetriebnahme, Wartung und Support bis hin zum Rollback und zur sicheren Datenlöschung am Ende des Lebenszyklus.

Darüber dürfen die kaufmännischen Aspekte wie die Planung und Steuerung der Kosten für Geräte, Technologien, Software, Netzverbindung sowie Wartung und Support über die gesamte Nutzungsdauer hinweg nicht aus dem Blick geraten. Wie viele digitale Arbeitsplätze gibt es? Was kosten diese? Wie können die Aufwände für jedes Gerät gesteuert und verursachergerecht verbucht werden? Diese und viele weitere Fragen müssen in eine betriebswirtschaftliche Betrachtung einfließen.

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Technologie- und Finanzaspekte verknüpfen

In der Praxis laufen IT- und Finanz-Management jedoch meist getrennt voneinander - mit oftmals negativen Folgen. Es führt dazu, dass Prozesse entlang des Technologielebenszyklus wenig transparent sind, die IT-, Controlling- sowie Procurement-Abteilung mit einer hohen Arbeitsbelastung kämpfen und Einsparpotenziale nicht ausgeschöpft werden.

Dabei könnte beim Management von Technologieinvestitionen erhebliches Optimierungspotenzial gehoben werden - mit einem Konzept, das die technologische und die kaufmännische Welt miteinander verknüpft. Die technischen Informationen zu Gerätetyp und -ausstattung oder Verbrauchsmaterialien fließen dann an einer zentralen Stelle mit den Finanzzahlen zu Mietpreisen, Finanzierungszeiten oder Kostenstellen zusammen. So entsteht in den Prozessen entlang des Technologielebenszyklus genau die Transparenz, die ein effizientes und zielorientiertes Management der Technologieinvestitionen etwa in den Digital Workplace ermöglicht.

Management von Technologieinvestitionen optimieren

Unternehmen, die ein solches Vorhaben realisieren wollen, sind gut beraten, dafür einen erfahrenen Partner hinzuziehen. Er sollte über breit gefächertes Know-how in Bezug auf die Finanzierung und die Verwaltung von Technologieinvestitionen über den IT Lifecycle hinweg verfügen und verlässliche Entscheidungsunterstützung bei der Entwicklung von Optimierungskonzepten bieten. Neben der Bereitstellung von moderner als auch aufeinander abgestimmter Hard- und Software sowie der Optimierung von Prozessen geht es auch um die Implementierung einer digitalen Arbeitskultur. Dienstleister wie CHG-MERIDIAN unterstützen dabei, die Bedürfnisse der verschiedenen Stakeholder zu ermitteln und in das Nutzungskonzept zu integrieren.

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