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Digital Workplace in der Praxis

Digitale Arbeitsplätze für digitale Mitarbeiter

Umsetzung| am 25.06.2019
Im privaten Umfeld gehören Smartphones, Notebooks und Smart Speaker zur Standardausstattung. Ausgerechnet am Arbeitsplatz sehen sich viele Menschen hingegen mit einer "analogen Welt" konfrontiert. Dabei ist es gar nicht so schwer, einen digitalen Arbeitsplatz einzurichten.

Die Zahlen sprechen für sich: Rund 83 Prozent der Berufstätigen in Deutschland surfen mittlerweile mobil im Internet. In der Alterskategorie der 20- bis 29-Jährigen sind es sogar 93 Prozent. Das ist eine Erkenntnis des D21-Digital-Index 2018/2019, einer Studie, die von CHG-MERIDIAN unterstützt wird. Die positive Einstellung deutscher Arbeitnehmer zu digitalen Technologien manifestiert sich auch in ihrer Haltung zu mobilen, IT-gestützten Arbeitsplätzen: Fast drei Viertel der Berufstätigen (74 Prozent) sind an einem solchen Digital Workplace interessiert. Dieser ermöglicht den Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Standort zu arbeiten, auch von unterwegs oder aus dem Remote Office.

Moderne Arbeitsformen, die auf dem Digital Workplace basieren, zahlen sich für Arbeitgeber aus, wie eine Studie von IDC zum Thema Future of Work belegt. Ein Drittel der Unternehmen verzeichnet Kosteneinsparungen, fast ebenso viele eine höhere Produktivität der Beschäftigten. Hinzu kommen Vorteile wie optimierte Geschäftsprozesse und eine höhere Kundenzufriedenheit. Allerdings kommen laut dem D21-Digital-Index derzeit nur 16 Prozent der Mitarbeiter in Deutschland in den Genuss eines Digital Workplace. Nach den Erfahrungen von CHG-MERIDIAN liegt das auch daran, dass ein beträchtlicher Teil der Firmen keine ganzheitliche Strategie verfolgt, wenn es um die Ausstattung ihrer Beschäftigten mit modernen Arbeitsmitteln geht.

Am Anfang steht die Inventarisierung

Dabei ist es kein "Hexenwerk" digitale Arbeitsplätze einzurichten, wie die Studie von IDC zeigt. Im ersten Schritt empfiehlt es sich, eine Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Infrastruktur und der eingesetzten Technologien durchzuführen. Im nächsten Schritt geht es insbesondere um die Frage, wie die Arbeitsplätze im Unternehmen sinnvoll optimiert werden können, um den Anforderungen der Mitarbeiter jederzeit gerecht zu werden. Das ist allein deshalb notwendig, weil bis 2023 ein Großteil der "analogen" Arbeitsprozesse verschwunden sein wird. Das gilt für das Prüfen von Dokumenten ebenso wie für den Informationsaustausch mit Kollegen ("Collaboration") und das Freigeben auf Aufträgen und Investitionsanträgen.

Was die Fachabteilungen brauchen

Falsch ausgerichtet ist eine Digital-Workplace-Strategie, wenn sie nur die "Wissensarbeiter" mit einbezieht. Natürlich ist es sinnvoll, diese Gruppe mit digitalen Whiteboards, Collaboration Tools und mobilen Endgeräten auszustatten. Doch auch der Maschinenbediener in der Fabrikhalle und der Wartungstechniker im Außendienst sollten Berücksichtigung finden, denn sie werden künftig verstärkt mit Technologien wie Augmented Reality arbeiten.

Für die IT-Abteilung und Compliance-Fachleute bedeutet das, dass sie es mit einer immer "bunteren" Welt zu tun bekommen, die sich aus vielen Clients und Endgeräten unterschiedlicher Art zusammensetzt. Das erfordert ein Umdenken, wenn es um Bereitstellung, Verwaltung und Absicherung dieser heterogenen Systemlandschaft geht.

Prozessdigitalisierung

Ein digitaler Arbeitsplatz kann nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn möglichst viele Prozesse digitalisiert wurden. Das gilt beispielsweise für das Bearbeiten und Speichern von Dokumenten aller Art. Daher gewinnen laut vorgenannter IDC-Studie Lösungen für das Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) an Bedeutung. Prozesse entlang des Lifecycles - etwa das Procurement von Geräten - können über Plattformen wie zum Beispiel TESMA® digitalisiert werden.

Solche Systeme werden verstärkt mit Künstlicher Intelligenz (KI) und Funktionen für die robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) kombiniert. Die KI übernimmt zunehmend Routineaufgaben und ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf wichtigere Tasks zu konzentrieren. Mehr als die Hälfte der Befragten ist laut IDC der Auffassung, dass KI-gestützte "Smart Agents" in vier Jahren zur Grundausstattung von Arbeitsumgebungen gehören. Digitale Assistenten wie Amazon Alexa und Apples Siri geben bereits einen Vorgeschmack auf diese Entwicklung.

Security-Konzepte anpassen

Digitalisierung beinhaltet auch, Arbeitsplätze, Anwendungen und Daten nachhaltig vor den Angriffen krimineller Hacker zu schützen. Das gilt nicht nur für Attacken durch Außenstehende, sondern insbesondere auch für solche, die von den eigenen Mitarbeitern angestoßen werden. Hinzu kommen Risiken durch Beschäftigte, die fahrlässig handeln oder schlicht Fehler begehen.

48% Einer Studie von IDC zufolge stufen 48% der Unternehmen unabsichtliches Fehlverhalten von Mitarbeitern als größtes Sicherheitsrisiko ein.

Daher müssen bestehende IT-Security-, Compliance- und Datenschutz-Regelungen auf den Prüfstand gestellt und bei Bedarf angepasst werden.

Digital Workplace Benefits transportieren

Ob sich ein Digital-Workplace-Konzept erfolgreich umsetzen lässt, hängt maßgeblich von der Akzeptanz durch die Fachabteilungen ab. Wenn die nicht an Bord sind, werden entsprechende Projekte nicht den erhofften Nutzen bringen. Es ist deshalb essenziell, dass Geschäftsführung, Vertreter der Fachabteilungen, der HR-Abteilung und des Betriebsrats bei der Umsetzung solcher Vorhaben zusammenarbeiten.

Ein zentrales To-Do ist dabei, den Mitarbeitern die Angst zu nehmen, durch digitale Prozesse und Workplaces seien ihre Arbeitsplätze bedroht. Das ist nicht der Fall, vielmehr wird ein flexibleres und effizienteres Arbeiten ermöglicht. Zudem eröffnen sich durch den Einsatz digitaler und mobiler Arbeitsplatz neue Optionen, etwa in Bezug auf eine optimierte Work-Life-Balance.

Digitale Kollaboration - Foto: CHG-MERIDIAN

Digitale Kollaboration

Besser zusammenarbeiten

Allerdings fehlt in vielen Unternehmen noch ein Konzept für das digitale Arbeiten, das gemeinsam von Geschäftsführung, HR-Abteilung und den IT-Fachleuten erstellt wurde. Das sollte sich dringend ändern, denn - so die Analyse von IDC - vor allem jüngere Mitarbeiter unter 38 Jahren machen bei ihrem Arbeitgeber einen Investitionsstau bei der Modernisierung der IT-Arbeitsplätze aus. Bekanntlich spielt ein modernes Arbeitsumfeld besonders für Generation-Y- und -Z-Mitarbeiter eine große Rolle. Diese Fachkräfte sollten bei der Veränderung des Arbeitsumfelds eingebunden werden, um einen echten Change der Unternehmenskultur anzustoßen. Dazu sollten Sie insbesondere auf eine klare Kommunikation der Ziele Ihrer Digital-Workplace-Initiative achten. Es empfiehlt sich hierbei, die wichtigsten Punkte zu fixieren und sie bei Bedarf auch weiter zu entwickeln oder anzupassen. Wenn Sie also junge (IT-)Talente halten, beziehungsweise gewinnen möchten, sollten Sie sich mit Nachdruck dem Digital Workplace widmen.

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