Was kostet die IT-Ausstattung eines Mitarbeiters über ihren Lebenszyklus hinweg? Auf diese Frage dürften die wenigsten Budget-Verantwortlichen eine Antwort haben. Natürlich lassen sich bei der Anschaffung von Geräten Preisevergleiche anstellen sowie Service- und Wartungsverträge abschließen, die einen Teil der laufenden Kosten abdecken. Welche von den ihm zur Verfügung gestellten Geräten nutzt der Mitarbeiter aber tatsächlich? Welchen Aufwand hat die IT-Abteilung mit der Administration und Pflege? Wie reparaturanfällig ist die Hardware? Wie lange werden sie wirklich genutzt? Welcher Restwert bleibt nach der Laufzeit und kann dieser überhaupt realisiert werden? Was geschieht nach Nutzungsende mit sensiblen Daten auf den Geräten?
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Diese und ähnliche Fragen bereiten CFOs regelmäßig Kopfzerbrechen, denn sie erschweren eine kaufmännische Kalkulation der Total Cost of Ownership (TCO) eines Gerätes - ganz zu schweigen von den tatsächlichen Aufwendungen, die ein Unternehmen für den kompletten Digital Workplace eines Arbeitnehmers aufbringen muss.
Um diese Unwägbarkeiten in den Griff zu bekommen, sollten Sie drei Tipps verinnerlichen:
1. Betrachten Sie den gesamten Lifecycle:
Jedes Gerät durchläuft typische Phasen eines Lebenszyklus - von der Beschaffung über den Rollout und die eigentliche Nutzung bis hin zur Entsorgung oder Wiedervermarktung. Nur wenn Sie den gesamten Lebenszyklus ganzheitlich betrachten und planen, können Sie tragfähige Budget-Entscheidungen treffen.
2. Betrachten Sie den gesamten Arbeitsplatz:
Smartphone, Tablet, Laptop und PC - der Digital Workplace eines Mitarbeiters umfasst oft viele Geräte mit jeweils eigenen Beschaffungsmodalitäten, Rollout-Prozeduren und Services. Oft ist unklar, welche Komponenten wie lange und in welchem Umfang genutzt werden. Erst die gesamtheitliche Betrachtung der IT-Ausstattung eines Mitarbeiters (und ihrer Nutzung) gibt Ihnen als CFO aber einen realistischen Überblick über die TCO eines Digital Workplace. Nur so lässt sich entscheiden, ob nun ein Kauf oder ein Nutzungskonzept die wirtschaftlichere Methode der Beschaffung ist.
3. Arbeiten Sie mit dem richtigen Dienstleister zusammen:
Hersteller und Service Provider verkaufen Ihnen in der Regel die Geräte und Verträge, die für den Anbieter die besten Margen bringen. Da sie zudem oft nur isolierte Aspekte des Digital Workplace betrachten, ist fraglich, ob diese Empfehlungen und Angebote tatsächlich optimal zu Ihren individuellen Anforderungen passen und sich die Beschaffungs- und Nutzungsmethode am Ende rechnet.
Technologie-Experten wie CHG-MERIDIAN haben hingegen immer den gesamten Lifecycle im Blick. Solche herstellerunabhängigen Dienstleister vertreten Ihre Interessen, finden den richtigen Mix für Ihre individuellen Anwendungsprofile und können eine Finanzierung auf die Beine stellen, die Ihre Bilanz schont und die tatsächlichen Gesamtkosten optimal auf die Laufzeit verteilt.
Die Lifecycle-Phasen des Digital Workplace
Prinzipiell lässt sich der Lebenszyklus eines IT-Arbeitsplatzes in drei Phasen einteilen:
1. Preparation Phase:
Diese Phase beginnt mit der strategischen Bedarfs- und Beschaffungsplanung. Während für den CIO in dieser Phase die zukunftsfähige Entwicklung des Digital Workplace im Vordergrund steht, geht es Ihnen als CFO vor allem darum, belastbare Zahlen für die Budgetplanung zu ermitteln, die Liquidität zu schonen, Transparenz über die Gesamtkosten zu erhalten und die Gefahr ungeplanter Ausgaben (etwa durch Reparaturen oder unterjährigem Ersatz von Geräten) zu minimieren. Das gelingt am besten mit einem ganzheitlichen Nutzungskonzept, das einen definierten monatlichen Preis pro Arbeitsplatz über den gesamten Lebenszyklus ermöglicht. An die strategische Planung schließt sich die Beschaffung der Arbeitsmittel an. Dienstleister wie CHG-MERIDIAN ermöglichen dabei einen Bestellprozess, der schnell und unkompliziert ist sowie eine optimale User Journey bietet.
2. Productive Phase:
Dies ist die eigentliche Nutzungsphase der Geräte. Sie beginnt mit dem Rollout und der Installation, umfasst gegebenenfalls die Einweisung und Schulung der Mitarbeiter und enthält Wartung und Support bei Störungen oder notwendigen Aktualisierungen. In dieser Phase fallen besonders häufig ungeplante Kosten an, vor allem gegen Ende der Nutzungsdauer, wenn die Geräte nach vielen Betriebsstunden anfälliger für Fehler werden. Ein Projektpartner, der selbst ins Risiko geht und diese Kosten über eine Monatspauschale abfängt, verhindert unliebsame Überraschungen und lässt Sie als Budget-Verantwortlichen ruhiger schlafen.
3. End-of-Life-Phase:
Diese Phase wird heute noch in vielen Unternehmen vernachlässigt. Schubladen voller Smartphones und Keller voller ausgemusterter Rechner sind nicht nur unwirtschaftlich, sondern können auch erhebliche rechtliche Probleme nach sich ziehen. Zum Beispiel wenn Geräte mit sensiblen, personenbezogenen Daten ihren Weg auf Online-Auktionsplattformen finden. Es ist daher entscheidend auch diese Phase des Lebenszyklus in die Gesamtkostenbetrachtung mit einzubeziehen. So kann ein Remarketing abgeschriebener IT-Geräte den Total Cost of Ownership noch einmal deutlich reduzieren. Auch diesen Schritt überlässt man am besten einem professionellen Dienstleister. Dabei sollten Sie auf eine rechtssichere, zertifizierte Datenlöschung setzen, wie sie beispielsweise CHG-MERIDIAN mit dem DEKRA-geprüften und DoD-konformen Löschverfahren eraSURE® beziehungsweise dem TÜV-zertifizierten sowie BSI-konformen Verfahren eraSURE®+ anbietet.
Kein Arbeitsplatz der Zukunft ohne Transparenz
Moderne digitale Arbeitsmittel sind unverzichtbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben, die Effizienz im Unternehmen zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig zu garantieren. Ein solcher zukunftsfähiger Digital Workplace ist natürlich nicht zum Nulltarif zu haben.
Umso wichtiger ist es, die Kosten realistisch und transparent über den gesamten Lebenszyklus erfassen zu können - von der Bedarfsplanung über die Beschaffung, den Rollout und die Nutzung bis hin zur Wiederverwertung. Nur ein durchgängiges Service-Modell, das sämtliche Kosten berücksichtigt, bietet Planungssicherheit und ermöglicht eine realistische Abschätzung des TCO. So fällt die kaufmännische Entscheidung für ein Nutzungsmodell wesentlich leichter.