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Self-Service statt Zettelwirtschaft

IT-Beschaffung nach dem Amazon-Prinzip

In vielen Unternehmen dauert es eine gefühlte Ewigkeit, bis Mitarbeiter das passende IT-Equipment erhalten. Schuld daran sind antiquierte Beschaffungsprozesse. Dabei geht es schneller und komfortabler – mit Self-Service-Portalen, wie sie beispielsweise Amazon verwendet.

Mehr als 230 Milliarden Dollar Umsatz im Geschäftsjahr 2018 und ein Börsenwert von rund 940 Milliarden Dollar. Die Bilanz von Amazon kann sich wirklich sehen lassen. Kein Wunder, dass das Unternehmen von Jeff Bezos Mitte 2019 auf Platz zwei in der Liste der wertvollsten Unternehmen der Welt rangierte, nach Microsoft und noch vor Apple.

Doch was hat Amazon mit Beschaffungsprozessen in der IT zu tun? Ganz einfach: So schnell und einfach wie sie bei Amazon über ein Online-Portal Waren aller Art bestellen können, möchten die meisten Mitarbeiter auch bei der IT-Abteilung ein leistungsfähigeres Notebook oder ein neues Geschäfts-Smartphone ordern. Das heißt, einfach die gewünschten oder erforderlichen Ausstattungsdetails des Endgeräts auf einem Self-Service-Portal eingeben, zudem Daten wie die Kostenstelle hinzufügen, dazu noch eine kurze Anmerkung für den Chef, warum das neue System benötigt wird - und fertig.

Idealerweise erhält der Mitarbeiter einen Statusbericht, ob sein Antrag akzeptiert wurde, ob eine alternative Konfigurationsoption verfügbar ist und wann er mit dem neuen Endgerät rechnen kann.

Nur die Minderheit der Unternehmen stellt ihren Mitarbeitern für ihre Tätigkeit mobile Systeme zur Verfügung, beispielsweise Notebooks und Smartphones.
Nur die Minderheit der Unternehmen stellt ihren Mitarbeitern für ihre Tätigkeit mobile Systeme zur Verfügung, beispielsweise Notebooks und Smartphones.
Foto: D21-Digital-Index 2018/2019

Papierkrieg statt Online-Portal

Nicht nur Amazon, sondern auch führende Lieferanten von IT-Ausrüstung wie Dell haben dieses Prinzip perfektioniert. Dell setzt bekanntlich auf ein indirektes Vertriebsmodell. Erst dann, wenn ein Kunde ein Notebook oder ein Storage-System in der gewünschten Konfiguration bestellt hat, wird der Produktionsauftrag erteilt. Das erspart eine kostspielige Lagerhaltung. Dafür hat der Hersteller hoch effiziente und "schlanke" Prozesse implementiert. Sie stellen sicher, dass ein Kunde sein System innerhalb von wenigen Tagen erhält.

Anders sieht die Realität in den meisten Unternehmen aus. Dass Mitarbeiter Wochen oder gar Monate auf IT-Ausrüstung warten müssen, ist keine Seltenheit. Laut einer Studie des Beratungshauses IDC funktionieren nur in zehn Prozent der Firmen abteilungsübergreifende Beschaffungsprozesse in zufriedenstellender Weise. Dafür gibt es mehrere Gründe. Häufig sind mehrere Abteilungen mit im Boot, wenn es um die Anschaffung von IT-Systemen geht: die Fachabteilungen, IT-Fachleute, Finanzverantwortliche, die Einkaufsabteilung sowie in kleineren Unternehmen häufig zusätzlich die Geschäftsführung.

Die Abstimmung zwischen diesen "Stakeholdern" kostet Zeit und geht zu Lasten der Effektivität des Mitarbeiters. Denn er muss länger als nötig auf ein Notebook oder Smartphone warten. Hinzu kommen unzureichende Prozesse, oft noch auf Basis von Papierdokumenten. Auch sie sind Hemmklötze und erhöhen die Gefahr, dass beim Bestellvorgang Fehler auftreten.

Bei IT-Ausstattung noch Luft nach oben

Die Folgen einer solchen "Zettelwirtschaft" sind unerfreulich: Mitarbeiter sind frustriert und suchen sich unter Umständen sogar einen neuen Arbeitgeber. Das gilt vor allem für junge, gut ausgebildete Fachkräfte zwischen 25 und 35 Jahren. Sie stellen im Gegensatz zu älteren Mitarbeitern höhere Ansprüche an die Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes. Das ergab beispielsweise die "Future Workforce Study" von Dell. Demnach sind mehr als 40 Prozent der Mitarbeiter bereit, ihren Job aufzugeben, wenn die IT-Ausstattung nicht "stimmt".

Komplexe Beschaffungsprozesse dürften auch dazu beitragen, dass deutsche Firmen das Potenzial nur unzureichend nutzen, das mobile Arbeitsformen und Digital Workplaces bieten. Das belegen Daten der D21-Studie, die unter anderem von CHG-MERIDIAN unterstützt wird. Ihr zufolge stellt nur ein Bruchteil der Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Firmen-Notebooks (44 Prozent) oder Geschäfts-Smartphones (25 Prozent) zur Verfügung.

44% Nur 44% der Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern Firmen Notebooks zur Verfügung. Smartphones bekommen Mitarbeiter nur in 25% der Unternehmen.

Das beeinträchtigt nicht nur die Motivation und Arbeitsleistung der Beschäftigten, sondern führt auch dazu, dass sich eine Schatten-IT entwickelt. Das heißt, Mitarbeiter nutzen auf eigene Faust private Endgeräte für geschäftliche Zwecke. Es liegt auf der Hand, dass dies mit Datenschutz- und Compliance-Richtlinien nicht zu vereinbaren ist. Laut der Studie von IDC haben 62 Prozent der Firmen mit Problemen zu kämpfen, weil Beschäftigte zur Selbsthilfe greifen.

Ein Procurement 2.0 muss her

Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen sehr wohl eine IT-Beschaffungsstrategie nach dem Amazon-Prinzip implementieren können. Ein Schlüsselelement eines solchen "Procurement 2.0" ist eine Self-Service-Plattform. Eine solche Lösung hat beispielsweise CHG-MERIDIAN entwickelt.

Ein solches Selbstbedienungs-Portal ermöglicht es Mitarbeitern, nach Bedarf "ihre" IT-Ausstattung zusammenzustellen. Das heißt, sie können wie bei Amazon oder Dell ein maßgeschneidertes IT-System gestalten. Je nach Abteilung und Art der Tätigkeit des Mitarbeiters stehen unterschiedliche Konfigurationsvarianten zur Auswahl. Wichtig ist, dass eine solche Plattform standardisierte Schnittstellen und Prozesse unterstützt. Dies beschleunigt Freigabevorgänge und reduziert die Fehlerquote, etwa durch Medienbrüche.

Kooperation mit Technologielieferant

Unternehmen können ein solches Portal in Eigenregie einrichten und betreiben. Besonders vorteilhaft, vor allem für mittelständische Firmen, ist der Einsatz einer solchen Plattform, wenn sie an einen herstellerneutralen IT-Technologielieferanten "angedockt" wird. In diesem Fall übernimmt ein Dienstleister wie CHG-MERIDIAN die zentralen Aufgaben zu Beginn eines Projekts. Dazu zählt die Konfiguration des Procurement-Portals, aber auch, die Aufstellung welche Prozesse abgebildet werden und die Auswahl der Endgeräte welche dem Nutzer bereitgestellt werden. Dies alles erfolgt in Abstimmung mit den Abteilungen des Kunden, die in den Beschaffungsprozess eingebunden sind.

Das entlastet die hauseigene IT-Abteilung und andere Bereiche wie den Einkauf. Hinzu kommt, dass ein herstellerneutraler Technologielieferant seinen Kunden Alternativen anbieten kann, beispielsweise Rechner und IT-Komponenten unterschiedlicher Anbieter bis hin zu kompletten Digital Workplaces und dazu passenden Finanzierungsmodellen. Kurzum, der Nutzer hat eine Fülle von Optionen.

Das Wichtigste ist jedoch, dass sich ein Unternehmen dank einer effizienten und effektiven IT-Procurement-Lösung auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann, sprich interessante Produkte und Services zu entwickeln. Das ist im Zeitalter der Digitalisierung anspruchsvoller denn je.

Vom Amazon-Prinzip lernen – und selbst umsetzen - Foto: CHG-MERIDIAN

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